Siete consejos para que tu cuenta de mail no controle tu vida

¿Es tu situación alguna de estas? Tienes una cuenta de mail, no has tocado mucho la configuración y el spam ha poseído tu bandeja de entrada o eres un friki que conoce (o cree que conoce) todos los trucos para optimizar su uso del correo.

Galletas con el logo de Gmail. Foto: Opacity/Flickr/CC-BY-NC-ND 2.0

En ambos casos este post te interesa, porque hemos asistido a una charla de la que sea tal vez la persona más obsesiva que hayamos conocido nunca con su cuenta de mail: el empresario Iñaki Arrola. Este miércoles Arrola compartió su extenso conocimiento sobre Gmail en Campus Madrid, y esperamos que alguna de estar recomendaciones te ayude a ser eficiente en tu día a día.

Una advertencia antes de ir a los consejos concretos: estas circunstancias cambian con cada navegador. Gmail está optimizado para Chrome, si usas otro navegador como Firefox, Safari u Opera, mejor busca en foros o en blogs cómo hacer las acciones que explicamos a continuación.

1. Agrupa tus correos por carpetas/etiquetas

Cuando estás metido en más de un fregado -casa, trabajo, cursos, amigos...- es una buena idea organizar tus mails por temas. Es lo que en Gmail se llama labels (etiquetas) y consiste en agrupar los mails en una especie de carpetas (Gmail muestra un menú ordenado a la izquierda).

Esto te facilita la búsqueda de correos y también poder archivar mensajes de modo que no se muestren en la bandeja de entrada y sin perderlos.

¿Cómo se agrupan los mails por etiquetas? Primero tienes que seleccionar el mail en cuestión, ir a la parte superior de tu Gmail y seleccionar el botón Labels (Etiquetas), donde se despliega un menú en el que crear categorías, subcategorías, etc. Una vez esté organizada tu clasificación puedes ir categorizando mails posteriores en ese mismo menú.

2. Undo por si te arrepientes de tu envío

Aquí van una cuantas acciones que pueden ser fundamentales para el momento en el que envías mails. Hay una función de Gmail, llamada Undo (Deshacer), que sirve para no enviar un correo después de haberle dado al botón, si te has equivocado, te arrepientes de lo que has puesto o has olvidado adjuntar un archivo, por ejemplo.

En Configuración-General verás la opción Undo (Deshacer), en la que puedes decidir si quieres que Gmail te dé 5, 10, 20 o 30 segundos para cancelar el envío.

Hay que cuidar el Inbox de los vecinos para que ellos cuiden tu Inbox.
Iñaki Arrola

En esa misma pantalla de General aparecen otras dos opciones adicionales clave para configurar tu correo. Puedes seleccionar que por defecto se conteste solo a la persona que ha enviado el mail o que se conteste (también por defecto) a todos los receptores que hay en copia.

Por otro lado, si ya tienes los mails clasificados por etiquetas, cuando contestes uno de ellos se archive al tiempo que lo envías. Se hace con el botón Send and Archive (enviar y archivar).

3. Múltiples cuentas en una sola

Tal vez tengas que gestionar más de una cuenta de mail y te rompes la cabeza usando un navegador diferente cada vez que quieres enviar un correo. Con Gmail puedes integrar varias cuentas en una sola, para ello tienes que entrar en Configuración-Cuentas e incluir esos otros correos con los que quieres trabajar.

Una vez añadido tendrás que confirmar la acción en la otra cuenta, para asegurar que eres tú. Después, a la hora de enviar el mail te aparecerá una pestaña en la que puedes decidir desde qué cuenta lo envías. Si asocias una firma a esa cuenta también se cambia de forma automática.

4. Envía los mails a otra hora

¿Tienes insomnio y estás escribiendo mails a horas intempestivas? Deja vivir y programa tus mails para que lleguen a una hora decente. Para ello necesitas una app externa a Gmail llamada Boomerang. Una vez instalada te aparecerá un botón debajo de enviar con el que podrás escoger el día y hora de envío.

5. Saber si han leído tu mail

Otra app externa llamada Mailtrack te permite saber si tu receptor ha abierto un mail, ha clicado en los enlaces o ha abierto los archivos que adjuntas. El emisor puede dar la opción al interlocutor de que sepa que la opción está activada (aparece un aviso que dura unos sengundos), pero es solo a elección del que envía el mail.

Consejo: si te llaman preguntando si has leído un mail y no lo has hecho, puede ser mejor decir la verdad, por si acaso ;)

6. Evita que ciertos mails pasen por la bandeja de entrada

La opción de filtrado tal vez sea una de las más útiles a la hora de evitar que la bandeja de entrada de tu Gmail esté repleta de mensajes de spam, de hilos de listas de correo o de mails que por su temática, quieres que se "carpeticen" automáticamente.

No sé cómo la gente puede vivir con 300 mails sin leer.
Iñaki Arrola

Para programar las acciones que quieres que se apliquen a ciertos correos, tienes que seleccionar el mail en cuestión. En la parte superior de Gmail te aparece la opción de "Filtrar mensajes como este".

En la opción avanzada se ofrecen múltiples acciones: evitar la carpeta de entrada y que vaya directamente a la papelera o a una etiqueta; que se reenvíen los mails de ciertos remitentes a otra persona, etc.

7. Busca características experimentales que mejoren tu bandeja de entrada

En la configuración de Gmail hay una pestaña, Labs, en la que aparecen múltiples opciones experimentales para que tu correo incluya características o realice ciertas funciones. Iñaki Arrola aconseja entrar, trastear y probar algunas de ellas con el objetivo de optimizar tu uso del mail.

Esto es un extracto de las dos horas de explicaciones y consejos fundamentales que impartió Iñaki Arrola. Casi todos los pantallazos están extraídos de su presentación en slides que puedes encontrar aquí y en la que hallarás sugerencias adicionales.

Para saber más de optimización de apps: IFTTT un servicio que te facilita la vida conectando tus apps favoritas

Comments

[Publicado por: joelsf]

dible

[Publicado por: mapquest driving directions]

¡Gracias por compartir estos consejos para gestionar mejor el correo electrónico! Dedica un tiempo a ajustar la configuración para que solo recibas los correos que sean relevantes para ti.

[Publicado por: papa's games]

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Thank you very much for these detailed instructions on how to organize emails in Gmail. These tips will definitely help me manage my inbox more effectively and save time in my daily work!

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[Publicado por: seriesdonghua.org]

Thank you, author, for taking the time to share your valuable insights.